Marzeniem niejednego analityka jest przeprowadzenie efektywnego spotkania z dowolną grupą w krótkim czasie. Niestety tak to nie działa. Ostatnio brałem udział w 3 dniowej imprezie dotyczącej projektowania usług, zebraliśmy się (jak się okazało świetną i niesamowicie dobraną) grupą w jednym pomieszczeniu i pierwsze minuty były najtrudniejsze (nikt się nie znał, nikt nie czuł się do końca swobodnie). I choć ta chwila nie trwała zbyt długo i szybko zaczęliśmy efektywnie współpracować, nasza współpraca nabrała tempa dopiero po jakimś czasie.

Prowadząc warsztaty, organizując spotkania, musimy być świadomi, że za każdym razem tworzymy nową grupę. Nawet jeśli są to znający się ludzie, zawsze jest to nowa grupa, nowe zadanie i niestety, ale na pracę nad efektem przyjdzie nam trochę poczekać.

Każda grupa przeżywa 4 etapy swojego życia*, któych warto abyśmy byli świadomi: forming -> storming -> norming -> performing.

Forming

…czyli formowanie to pierwsza faza życia grupy, której grupa doświadcza bezpośrednio po jej nawiązaniu. To etap, w który ludzie zbierają się w jednym miejscu i rozpoczyna się proces przekształcenia niezależnych, indywidualnie pracujących jednostek w większą całość. Te jednostki zaczną za chwile myśleć i działać w trochę inny sposób niż wówczas, gdy pracowały osobno. Co dzieje się z grupą na początku? Zaczynamy spotkanie/warsztaty a ich uczestnicy podchodzą do wszystkiego ostrożnie, nie wyrażają emocji, ciężko kogokolwiek zaangażować do zabrania głosu jako pierwszy. W odpowiedzi na pytanie „To zróbmy tak… . Czy zgadzacie się ze mną?” zapada cisza. Nikt nie wyrywa się pierwszy do wykonania zadania, ciężko kogoś jest wyciągnąć, zmotywować. Ludzie rozglądają się dookoła, obserwują, kalkulują. Czy jest to zła wola albo lenistwo uczestników? Nie, to normalny etap, do którego musimy się przygotować.

W tym etapie, aby dobrze zawiązać grupę i szybko przejść do działania, ważnych jest kilka rzeczy. Po pierwsze lider – pewny siebie facylitator, który ma pomysł na grupę i spotkanie, i wie co będziemy jako grupa robić. Po drugie jasno zdefiniowany cel i komunikacja planu działania czy procesu, do jakiego zaproszeni zostaną uczestnicy. Po trzecie zrozumiałe i konkretne polecenie, które zainicjuje pracę grupy.

Mniej książkowo – liczy się wszystko to, co jako facylitator zrobisz, aby grupa dobrze się poczuła. Liczy się zarówno treść, jak i forma pierwszych minut spotkania. A może to właśnie forma jest teraz najważniejsza? Oprócz pewności siebie (pokazania, że jest się liderem, czyli dania poczucia bezpieczeństwa grupie – poczucia, że jest przynajmniej jedna osoba, która wie co mamy robić), oprócz celu, planu i pierwszego polecenia ważne jest stworzenie grupy. A grupę tworzy się poprzez wspólne działanie, a nie poprzez polecenie. Zaaranżuj więc coś, co będzie tzw. ice-break’erem (lodołamaczem) i pozwoli pozbyć się napięcia wynikającego z przebywania w nowym miejscu z nowymi ludźmi. Wprowadź trochę śmiechu i elementów poznawania się. Dlaczego jest to ważne? Przełamuje sztywną atmosferę, zmniejsza dystans, integruje ludzi, pozwala im się poznać a przede wszystkim łagodzi to, co grupa będzie przeżywać za chwilę – storming.

Czy na każdym spotkaniu mam stosować takie ice-breakery? Metody warto dobierać do sytuacji. W każdym przypadku masz do czynienia z inną grupą i inną sytuacją. Za każdym razem może być inny czas, jaki jesteś w stanie poświęcić na spotkanie. Zadaj sobie pytanie czy ludzie znają się nawzajem, czy są dla siebie obcy? Jaki cel masz wypracować? Na jaki czas możesz sobie pozwolić? Jaką formę przyjmie spotkanie? Pamiętaj też, że dla nowych grup i dużych tematów warto dobierać bardziej wysublimowane metody „na start”, a przez to dłużej trwające. Grupa ma zacząć dobrze pracować. Twój plan warsztatów powinien więc zależeć od grupy, z jaką się spotykasz.

Storming

Docieranie się. To kolejny etap, w którym grupa musi ustalić wewnętrzne zasady i nauczyć się współpracować ze sobą. Zwiększa się tu zaangażowanie, zmniejsza jednak efektywność, ludzi już nie trzeba wyciągać na siłę do tablicy, pojawiają się za to tarcia w grupie, wyłaniają się mocne osobowości, grupa zaczyna ożywać. Pojawiają się pierwsze problemy z zapanowaniem nad strukturą, próby weryfikacji gdzie leżą granice. Grupa próbuje przyporządkować swoich członków do pewnych ról, określa się hierarchia zespołu. I co najbardziej dokuczliwe dla prowadzącego – pojawia się różnica w poglądach i opiniach, często dość ekspresyjnie wyrażana. Na tym etapie szczególnie istotne jest obserwowanie, co dzieje się z grupą i gdzie występują bądź zaraz mogą wystąpić konflikty. Trzeba poświęcić swoją uwagę pojedynczym osobom, pracować nad spójnością grupy (choćby poprzez sterowanie rozmową czy kierowaniem pracą w sytuacji, gdy jednostki próbują przejąć dowodzenie). Ważne jest więc wejście na „metapoziom” i pokierować procesem grupowym.

Norming

 czyli normowanie. Etap, który w wyniku kryzysu, jaki przeżywa grupa podczas stormingu, pozwala na określenie reguł i zasad pracy grupowej. Uczestnicy już się poznali, mają świadomość, kto dysponuje jaką wiedzą, jaką rolę pełni w organizacji, jaki ma temperament i jaką „pozycję” zajął w grupie. Na etapie normowania wzrasta zaangażowanie i efektywność, dzięki temu, że grupa zaczyna współpracować. Już nie trzeba udowadniać, określać siebie w grupie. Tutaj pojawiają się negocjacje i ustalanie zasad, korekta obranego kierunku poprzez wprowadzanie norm, określanie procesów jakim grupa będzie podlegała w trakcie pracy. Zadaniem facylitatora jest pomoc w ustaleniu tych norm oraz wsparcie grupy w traktowaniu siebie jako całości. Tutaj facylitator wspiera, wzmacnia pomysły, docenia wspólną pracę.

Performing

.Wydajne działanie. W tym etapie każdy uczestnik stanowiący grupę jest już zaangażowany, zna cel swojego działania i identyfikuje się z nim. Czasem celem działania dla grupy jest coś innego, niż zakładany cel spotkania; warto aby na etapie normowania cel grupy został skierowany we właściwą stronę. Grupa po prostu realizuje zadania. Wyłaniają się tu zazwyczaj liderzy ale czasowo, do zadań w których czują się kompetencji i w których mogą poprowadzić innych. Grupa docenia swoją odmienność, zauważa i szanuje wzajemne potrzeby. Facylitator wspiera na tym etapie samodzielność i samoorganizację zespołu. Stara się eliminować przeszkody jakich może doświadczyć grupa podczas swojej pracy. Czuwa jednak i obserwuje, czy nie pojawi się powrót do etapu storming, w związku z nowym zadaniem, nieustaloną regułą czy konfliktem wartości, na jaki zawsze podczas pracy grupy możemy trafić.

*) Rosemary K.C. Ryan, Rozwój zdolności przywódczych. , Oficyna, Warszawa 2010, str. 56-57