Nie raz przyszło nam planować spotkanie. Im więcej czasu na planowanie poświęcimy (oczywiście w rozsądnych granicach), tym lepszy efekt uzyskamy na samym spotkaniu. W niniejszym poście umieszczam szablon na którym kompleksowo można zaplanować całe spotkanie. 

Na arkuszu znajduje się wszystko, o czym pisałem w serii postów o facylitacji, co z punktu widzenia przygotowania spotkania jest istotne (cele, produkty, uczestnicy i wiele więcej). W szablonie umieszczam również pytanie, które pozwala zastanowić się, czy spotkanie jest jedynym sposobem na osiągnięcie zamierzonego celu. To bardzo ważne pytanie i warto poświęcić chwilę na udzielenie odpowiedzi. Być może cel można zrealizować innymi, tańszymi sposobami (pamiętaj, spotkanie lokuje cenny czas wielu osób). Odpowiadaj na nie zawsze i szczerze. I zobacz, ile Twoich planów spotkań skończy się tylko na tym punkcie… Odkąd sobie je zadaję, spotykam się mniej, ale konkretnie. Czy koniecznie muszę zbierać ludzi żeby coś wypracować? A może cel zrealizuję w inny sposób, nie zabierając innym czas (10 osób * 1 godzina = 10 osobo-godzin, za które firma płaci wynagrodzenie i które można by poświęcić na inne ciekawe i pożyteczne rzeczy)?

Aby skorzystać z arkusza najlepiej wydrukuj go i uzupełnij długopisem. Arkusz jest pomocą dla Ciebie. Z doświadczenia wiem, że bez planowania na papierze ciężko jest zebrać myśli i przeprowadzić dobry warsztat.

Pamiętaj. Cel ma być SMART. Uczestnicy odpowiednio dobrani do treści i formy. Plan przebiegu spotkania powinien uwzględnić cel (i warto stosować warsztatowe, angażujące ludzi aktywności). Plan powinien być też drogą dotarcia do zamierzonego efektu. Produkty muszą być jasne i konkretne. Musisz wiedzieć, kiedy spotkanie należy uznać za udane (produkty zostały wypracowane). Musisz wiedzieć też, co zrobić po spotkaniu.