Pora na kolejną pomoc w pracy przy biurku czy w organizacji warsztatów. Dziś będziemy stawiać pytania i docierać do źródła, czyli robić coś, co bardzo mocno identyfikuje analityka.

Czasem w naszej pracy zwykła rozmowa nie wystarcza zwłaszcza, gdy chcemy pogłębić temat i dowiedzieć się co jest nietrywialną przyczyną problemu, ukrytym powodem określonej sytuacji albo co spowodowało określone zachowanie. Następuje seria pytań, często pogłębiających. Dzisiaj chciałbym przedstawić Wam, bądź przypomnieć jedną z technik przeprowadzenia analizy i zrozumienia przyczyn problemu czy jego złożoności. Jest to prosta technika „5 why?”. Załączam też 2 arkusze – szablony do wydrukowania i używania podobnie, jak szablon planowania spotkania, które pozwolą Ci przeprowadzić technikę „5 why” zarówno w zaciszu Twojego biurka, jak i na warsztacie. Szablon możesz wydrukować na kartce A4 i działać sam z długopisem w ręku, możesz go też wydrukować na kartce (np. A1) i powisieć na ścianie, a do działania zachęcić całą grupę.

Technikę „5 why” pamiętam jeszcze ze studiów (wiem, dawno temu, ale gwarantuję, istnieją starsze metody). Jest bardzo prosta i opiera się na założeniu, że wystarczy zadać pytanie „Dlaczego ?” do postawionego problemu, a do otrzymanej odpowiedzi zadać kolejne pytanie i tak wiele razy, aż zadamy 5 pytań i uzyskamy 5 odpowiedzi. Teoretycznie na końcu powinniśmy otrzymać oczekiwane rozwiązanie – prawdziwy powód problemu. Moje doświadczenie mówi, że raczej zobaczymy jego złożoność i ilość powodów, które na siebie wpływają generując razem określony problem, niż jedną (źródłową) odpowiedź na pytanie „Dlaczego?”. W moim przekonaniu jest to metoda raczej na odkrywanie tej złożoności i pracę z Klientem by ten poznał sam siebie i przeanalizował swoje zagadnienie, z którym przychodzi do analityka.

Jak zastosować metodę 5xWhy? Oto mój sposób:

1. Zdefiniuj problem, jaki chcesz przeanalizować. Problem powinien być jasno określony i jednoznaczny.

2. Zadaj sobie pytanie „Dlaczego tak się dzieje?” i odpowiedz na nie. W kolejnych krokach zadawaj sobie pytania „dlaczego” do postawionej poprzednio odpowiedzi. Powtarzaj te sposób czynności aby uzyskać 5 odpowiedzi.

Uwaga: Pracując z grupą, udzielając kolejnej odpowiedzi zamieniacie się tak, aby przy następnym pytaniu Twój kolega pracował nad Twoją odpowiedzią. Odpowiedzi zapisujcie kolorowymi długopisami, zawsze używając tego samego koloru dla tego samego ciągu pytań. Uzyskamy w ten sposób kilka ciągów odpowiedzi zielonych, niebieskich, czerwonych, itp. czyli kilka równoległych analiz. Taka metoda pracy pozwoli na większą różnorodność odpowiedzi. Pozwoli też lepiej przeanalizować problem.

Na większym plakacie możesz używać kolorowych karteczek post-it.

3. Po udzieleniu wszystkich odpowiedzi uzupełnij wnioski dla każdego z pięciu kroków. Wnioskiem może być najbardziej trafna przyczyna problemu spośród wszystkich opisanych w danym kroku, bądź wyciągnięcie „części wspólnej” dla odpowiedzi udzielonych w danym kroku. Wniosek syntetyzuje dany krok i i poszerza horyzont.

4. Na końcu podsumuj cały ciąg pytań „5x dlaczego” – na podstawie udzielonych odpowiedzi i wniosków.

Tak przeprowadzone zadanie wygeneruje Ci wiele odpowiedzi, wiele ciągów przyczynowo skutkowych. Zastanów się które są trafne, które są przydatne, które stanowią przyczyny zdefiniowanego problemu. Czasem będą to odpowiedzi pochodzące z różnych ciągów.

Materiał, o najwyższej jakości jest wypracowywany nie samodzielnie, ale przez grupę. Uczestnicy pogłębiają analizę odpowiedzi udzielonej przez kolegów a nie swoją, odpowiedzi nie są więc tendencyjne a dany ciąg przyczynowo skutkowy zawiera szerszą perspektywę analizy.

Szablony do pobrania (kliknij w obrazek):

pobierz


pobierz

Udanego pytania i odpowiadania!