Marzeniem niejednego analityka jest zebrać ludzi w jednym miejscu, zadać pytanie (albo polecenie do jakiejś aktywności – niech to już nawet będzie warsztat, a nie przegadane spotkanie) i po chwili otrzymać rezultat. Niestety tak to nie działa. Ostatnio brałem udział w 3 dniowej imprezie dotyczącej projektowania usług, zebraliśmy się (jak się okazało świetną i niesamowicie dobraną) grupą w jednym pomieszczeniu i… pierwsze minuty były trochę ostrożne, każdy lekko wyciszony, obserwujący, ostrożnie zabierający głos. I choć ta chwila nie trwała zbyt długo i szybko zaczęliśmy efektywnie współpracować, nie współpracowaliśmy tak od pierwszych minut.

Prowadząc warsztaty, organizując spotkania, musimy być świadomi, że za każdym razem tworzymy nową grupę. Nawet jeśli są to znający się ludzie, zawsze jest to nowa grupa, nowe zadanie i niestety ale na pracę nad efektem przyjdzie nam trochę poczekać.

Każda grupa przeżywa 4 etapy swojego życia*: forming -> storming -> norming -> performing (to tak „po staropolsku”).

Forming, czyli formowanie to pierwsza faza życia grupy, której grupa doświadcza bezpośrednio po jej nawiązaniu. To etap, w który ludzie zbierają się w jednym miejscu i rozpoczyna się proces przekształcenia niezależnych, indywidualnie pracujących jednostek w całość – grupę. Te jednostki zaczną za chwile myśleć i działać w trochę inny sposób niż wówczas, gdy pracowały osobno. Zobaczmy, co dzieje się z grupą na początku. Zaczynamy spotkanie/warsztaty i… ludzie podchodzą do wszystkiego ostrożnie, nie wyrażają emocji, ciężko kogokolwiek zaangażować do zabrania pierwszego głosu. W odpowiedzi na pytanie „To zróbmy tak i tak. Czy zgadzacie się ze mną?” zapada cisza. Nikt nie wyrywa się pierwszy do zadania, ciężko kogoś jest wyciągnąć, zmotywować. Ludzie rozglądają się dookoła, obserwują, kalkulują. Czy jest to zła wola albo lenistwo uczestników? Nie, to normalny etap, do którego musimy się przygotować.

W tym etapie, aby dobrze zawiązać grupę i szybko przejść do działania, ważnych jest kilka książkowych rzeczy. Po pierwsze lider – pewny siebie facylitator, który ma pomysł na grupę i spotkanie i wie, co będziemy jako grupa robić. Po drugie jasno zdefiniowany cel i komunikacja planu działania czy procesu, do jakiego zaproszeni zostaną uczestnicy. Po trzecie zrozumiałem i konkretne polecenie, które zainicjuje pracę grupy.

Mniej książkowo (tzn. książkowo, ale bardziej „na miękko”) liczy się wszystko to, co jako facylitator zrobisz, aby grupa dobrze się poczuła. Liczy się zarówno treść, jak i forma pierwszych minut spotkania. A może to forma jest ważniejsza? Oprócz pewności siebie (pokazania, że jest się liderem czyli dania poczucia bezpieczeństwa grupie, żę jest przynajmniej jedna osoba, która wie co mamy robić), celu, planu i pierwszego polecenia ważne jest stworzenie grupy. A grupę tworzy się poprzez wspólne działanie, a nie poprzez rozkaz. Zaaranżuj więc coś, co będzie tzw. ice-break’erem (lodołamaczem) i pozwoli pozbyć się napięcia wynikającego z przebywania w nowym miejscu z nowymi ludźmi. Wprowadź trochę śmiechu i elementów poznawania się. Dlaczego jest to ważne? Przełamuje sztywną atmosferę, zmniejsza dystans, integruje ludzi, pozwala im się poznać a przede wszystkim łagodzi to, co grupa będzie przeżywać za chwilę – storming.

Czy na każdym spotkaniu mam stosować takie ice-breakery? Dobieraj metody do sytuacji. W każdym przypadku masz do czynienia z inną grupą i inną sytuacją. Za każdym razem może być inny czas, jaki jesteś w stanie poświęcić na spotkanie. Zadaj sobie pytanie czy ludzie znają się nawzajem, czy są dla siebie obcy? Jaki cel masz wypracować? Na jaki czas możesz sobie pozwolić? Jaką formę przyjmie spotkanie?
Pamiętaj też, że dla nowych grup i dużych tematów warto dobierać bardziej wysublimowane metody „na start”, a przez to dłużej trwające. Grupa ma zacząć dobrze pracować. Twój plan warsztatów powinien więc zależeć od grupy, z jaką się spotykasz.

Storming. Docieranie się. To kolejny etap, w którym grupa musi ustalić wewnętrzne zasady i nauczyć się współpracować ze sobą. Zwiększa się tu zaangażowanie, zmniejsza jednak efektywność, ludzi już nie trzeba wyciągać na siłę do tablicy, pojawiają się za to tarcia w grupie, wyłaniają się mocne osobowości, grupa zaczyna ożywać. Pojawiają się pierwsze problemy z zapanowaniem nad strukturą, próby weryfikacji gdzie leżą granice. Grupa próbuje przyporządkować swoich członków do pewnych ról, określa się hierarchia zespołu. I co najbardziej dokuczliwe dla prowadzącego – pojawia różnica w poglądach i opiniach, często dość ekspresyjnie wyrażana.
Na tym etapie szczególnie istotne jest obserwowanie, co dzieje się z grupą i gdzie występują bądź zaraz mogą wystąpić konflikty. Trzeba poświęcić uwagę jednostkom, pracować nad spójnością grupy (choćby poprzez sterowanie rozmową czy pracami w sytuacji, gdy jednostki próbują przejąć kierowanie spotkaniem). Ważne jest więc wejście na „metapoziom” o którym kiedyś pisałem i pokierować procesem grupowym.

Norming, czyli normowanie. Etap, który w wyniku kryzysu, jaki przeżywa grupa podczas stormingu, pozwala na określenie reguł i zasad pracy grupowej. Uczestnicy już się poznali, mają świadomość, kto dysponuje jaką wiedzą, jaką rolę pełni w organizacji, jaki ma temperament i jaką „pozycję” zajął w grupie. Na etapie normowania wzrasta zaangażowanie i efektywność, dzięki temu, ze grupa zaczyna współpracować. Już nie trzeba udowadniać, określać siebie w grupie. Tutaj pojawiają się negocjacje i ustalanie zasad, korekta obranego kierunku poprzez wprowadzanie norm, określanie procesów jakim grupa będzie podlegała w trakcie pracy.
Zadaniem facylitatora jest pomoc w ustaleniu tych norm oraz wsparcie grupy traktowaniu siebie jako grupy. Tutaj facylitator wspiera, wzmacnia pomysły, docenia wspólną pracę.

Performing. Wydajne działanie. W tym etapie każdy uczestnik stanowiący grupę jest zaangażowany, zna cel swojego działania i identyfikuje się z nim. Czasem celem działania dla grupy jest coś innego, niż zakładany cel spotkania; warto aby na etapie normowania cel grupy został skierowany we właściwą stronę. Grupa po prostu realizuje zadania. Wyłaniają się tu zazwyczaj liderzy ale czasowo, do zadań w których czują się kompetencji i w których mogą poprowadzić innych. Grupa docenia swoją odmienność, zauważa i szanuje wzajemne potrzeby.
Facylitator wspiera w tym etapie samodzielność i samoorganizację zespołu. Stara się eliminować przeszkody jakich może doświadczyć grupa podczas swojej pracy. Czuwa jednak i obserwuje, czy nie pojawi się powrót do etapu storming, w związku z nowym zadaniem, nieustaloną regułą czy konfliktem wartości, na jaki zawsze podczas pracy grupy możemy trafić.

Jakie metody pracy dobierać do kolejnych etapów życia grupy? O tym następnym razem

*) Rosemary K.C. Ryan, Rozwój zdolności przywódczych. , Oficyna, Warszawa 2010, str. 56-57