Każde spotkanie czy warsztat ma jakiś plan. Choć nie zawsze formalny, nie zawsze spisany. Dobór grupy, wysłanie zaproszenie, akceptacja w Outlook, rezerwacja sali, ustalenie tematu i (daj Boże) agendy, to jego część często uświadamiana sobie na bieżąco… więc za późno. Ale uwaga. Tak samo, jak podczas gry w koszykówkę może spaść deszcz i jeśli nie będziemy na to przygotowani (choćby mentalnie), zabawa może się nie udać, tak też jest ze spotkaniem. Jest wiele czynników, które mogą nie tylko zaburzyć jego przebieg, ale i uniemożliwić wypracowanie zakładanego efektu. I wiele z nich leży nie w zdarzeniach losowych, a w nas samych, naszej ludzkiej naturze i naszym sposobie funkcjonowania.

W wielkim skrócie. Po pierwsze szybko się nudzimy. Koncentrujemy się na maksymalnie 20 minut, z wykładu pamiętamy pierwsze 10 i 10 ostatnich minut (reguła pierwszeństwa i reguła świeżości). Oszczędzamy zasoby: jeśli coś nas nie interesuje i może odbyć się bez nas, to dzieje się bez nas, a my szukamy czegoś co nas zajmie (jaką grę na komórce ostatnio odkryliście?). Mamy (duża część z nas) krytyczne spojrzenie na nową koncepcję, nowy pomysł – nie lubimy nowości, bo zaburza nam to poczucie bezpieczeństwa. Lubimy się śmiać, więc szukamy okazji do żartu. Nie lubimy poleceń, lubimy za to mieć poczucie wpływu; angażujemy się o ile coś od nas zależy. Długo można by tak wymieniać. A do tego jeśli pracujemy w grupie, przechodzimy przez pewne etapy życia grupy, zwykle za każdym razem, gdy grupa się zawiąże, czyli na każdym spotkaniu. A jak już zaczyna pracować, zaczyna podlegać efektom grupowego myślenia i prawom, które grupą rządzą inaczej niż jednostką.

Jeśli jestem facylitatorem, moją rolą jest pomóc grupie w dostarczeniu efektu. To moja odpowiedzialność i nie mogę się tłumaczyć, że „grupie nie wyszło”, że „grupa jest zła”. To ja jestem odpowiedzialny. Aby być pomocnym, muszę mieć pomysł jak wszystkich zaangażuję, jak zachęcę ich do pracy i jak przez tą pracę przeprowadzę. Aby to zrobić muszę rozumieć, czym jest ta praca i co jest celem do osiągnięcia. Muszę też rozumieć czym zajmuje się grupa, znać trochę merytoryki podejmowanych przez nią działań, aby właściwie je zaplanować.

Moja „ulubiona”, najpopularniejsza metoda na spotkanie, czyli rozmowa/dyskusja, to jedna z naprawdę bardzo dobrych metod przeprowadzenia spotkania i działa… o ile chcę przekonać uczestników do czegoś, wyrobić w nich postawy względem pomysłów bądź posłuchać opinii. Czy jest dobrą metodą na generowanie pomysłów? Nie. Ponieważ na takim spotkaniu zawsze aktywizuje się jakaś bardziej odważna osoba i zajmuje większość czasu. Zwykła rozmowa nie wydobędzie więc kreatywnie nowych pomysłów z uczestników. Za to pozwoli przyjrzeć się wybranej kwestii z wielu stron, upewnić się co myślą o niej inni, zbadać postawy bądź wyrobić w sobie przekonanie, który pomysł jest lepszy. Jest dobra po generowaniu pomysłów i przed głosowaniem. Ale sama nie wygeneruje wielu pomysłów. Jest więc jedną z gorszych metod na pozyskiwanie wymagań, za to pozwoli na ich omówienie i odkrycie drugiego dna…

Ponieważ mamy do przejścia pewną drogę, na swoim pokładzie mamy interesariuszy (nową grupę, która właśnie się zawiązała), mamy do osiągnięcia określony cel i chcemy wypracować określone produkty w skończonym czasie, musimy więc dobrze zaplanować przebieg spotkania. Z zegarkiem w ręku zaplanować punkt po punkcie od czego zaczynamy, co będzie działo się krok po kroku, jak zaangażujemy grupę, jaka będzie moja rola w tym ćwiczeniu, aby na końcu podsumować i ogłosić nasz facylitatorski sukces.

O metodach alternatywnych dla „spotkajmy się i porozmawiajmy” postaram się jeszcze napisać. Postaram się też podsunąć kilka pomocy, które będą wsparciem w przeprowadzeniu takich „spotkań”. Dzisiaj chciałbym napisać jeszcze jedno. Na planowanie musisz poświęcić trochę czasu. Moje pierwsze warsztaty planowałem tak długo, jaki czas przewidywałem na ich przeprowadzenie. Często z kimś, aby przedyskutować pomysł bądź wygenerować coś bardziej wartościowego. Mój mentor denerwował mnie swoim zamyślaniem się na tym, „jak zebrać głosy uczestników… może kropkami obok wybranego pomysłu, a może post-it’ami… a może zastosujmy technikę…”. Przecież lepiej było porozmawiać. Warto jednak zainwestować swój czas i wysiłek w planowanie, bo dobrze przygotowane i zaplanowane spotkanie, to minimum osób, fajna atmosfera podczas pracy, zaangażowanie, szybkie efekty, a przede wszystkim oszczędność czasu wszystkich potencjalnych uczestników, którzy przecież mogli wziąć udział w rozmowie z której niewiele by wniknęło. No i zwykle, jeśli w Twojej firmie panuje kultura spotkań i nudnych rozmów, szybko wyróżnisz się swoim warsztatem pracy, a ludzie będą chcieli z Tobą współpracować.