Nadszedł wreszcie czas na konkret, czyli to, czym facylitator zwykle jest kojarzony. Przebieg spotkania. Wiele z tego, o czym pisałem wcześniej w temacie facylitatora i generalnie organizacji spotkań nie jest widocznych. Cele i produkty nie ustalamy publicznie, nie jesteśmy wówczas jakoś szczególnie eksponowani. Podobnie przy ustalaniu uczestników spotkania, planowaniu czy doborze metod pracy. Ale już podczas samego spotkania, o tak, wówczas widać facylitatora. To mistrz ceremonii, otwierający, wprowadzający, prowadzący, ułatwiający i reagujący, a na końcu zamykający spotkanie. Tak, jak w przypadku przygotowania wymagane były pewne umiejętności analityczne, umiejętność zrozumienia problemu, opracowania jakiegoś planu na jego grupowe rozwiązanie, tak tutaj przychodzi czas na wykorzystanie innych umiejętności, tzw. miękkich.

Facylitator przede wszystkim pracuje z ludźmi i tej współpracy musi się nauczyć, aby był prawdziwym facylitatorem i aby ceniła go grupa. Prowadzi on grupę przez proces, poprzez dobrze i w przemyślany sposób zaplanowane spotkanie czy warsztat. Reaguje w odpowiedni sposób w trakcie przebiegu dyskusji lub podczas realizacji celów określonymi technikami. Ułatwia komunikację, a przede wszystkim wspiera grupę w dotarciu do miejsca, które zostało wcześniej określone. Pracuje na tzw. „meta poziomie” – musi wzbić się ponad rozmowy, emocje, treść i merytorykę i obserwować co dzieje się z grupą. Gdy grupa przeżywa kryzys, facylitator ten kryzys musi zauważyć i wesprzeć grupę w pokonaniu go. Gdy grupa zaczyna wchodzić w konflikt, facylitator dba o to aby szybko określić jego źródło i od razu go zażegnać przed tym, nim wybuchnie prawdziwy pożar, którego nie tak łatwo zagasić. Czasem grupa zaczyna żartować i w fajnej atmosferze odchodzi od tematu. Facylitator aktywizuje bierną część uczestników, angażuje do pracy i utrzymuje zaangażowanie całej grupy. Cały czas jest obecny i świadomy tego, co się dzieje z uczestnikami, czego im brakuje, jak przebiega proces w którym pracują.

Analityk biznesowy prowadzący spotkanie (czyli będąc w roli facylitatora) odgrywa podwójną funkcję – nie tylko angażuje grupę i zarządza procesem. Bierze również merytoryczny udział w spotkaniu. Wyzwaniem dla niego jest przełączanie się pomiędzy tymi rolami, a może raczej równoległa obecność w obu rolach jednocześnie podczas spotkania. Nie jest to łatwe zadanie i na początku popełnia się wiele błędów, zwłaszcza w aktywnym udziale i utrzymaniu koncentracji podczas przebiegu całego spotkania.

I tutaj przydałoby się napisać o pewnych fazach życia grupy, których facylitator powinien być świadomy. Ale o tym innym razem (tutaj).

Pomoc: Zaplanuj spotkanie korzystając z prostego szablonu.