Jak zdefiniować cel spotkania? Pomysłem na to jest oklepany już, ale ciągle działający SMART. SMART to akronim od angielskiego Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound. Znamy go wszyscy, a stosują niektórzy. Szkoda czasu, przecież i tak każdy wie o co chodzi. A może nie w każdym przypadku warto tak definiować cel?

Cel powinien być:

  • Specific – czyli konkretny, jednoznaczny, zrozumiały.
  • Measurable – czyli możliwy do zmierzenia, zweryfikowania czy został osiągnięty w pełni, czy w części, czy nie został zrealizowany w ogóle. Jeśli chcemy wiedzieć, kiedy osiągnęliśmy nasze cele, określajmy je więc tak, aby umożliwiały nam taką weryfikację (n. wprowadzając kryterium osiągnięcia celu).
  • Achievable – osiągalny, czyli taki, który da się osiągnąć (jest w zasięgu ręki).
  • Realistic – istotny – nawiązuje do wartości, korzyści, jest czymś wartościowym.
  • Time-bound – osadzony w czasie – dzięki temu wiemy, kiedy planujemy realizację celu i kiedy mamy spodziewać się efektów.

Jak ułatwić sobie pracę nad celem? Określ pewną formułkę, cel wzorcowy, który będzie dla Ciebie podpowiedzą przy tworzeniu nowych celów. Dla treningu. W ten sposób nauczysz się, nabędziesz praktyki i zaczniesz robić to intuicyjnie. Szablon jest dobry na wszystko, przynajmniej na początek. Ja stosowałem w swojej pracy niniejszy szablon:

Co? Kiedy? Ile? Jak? Po co? Dzięki czemu? (kolejność nie jest istotna).

Przykład projektowy: „Chcę zwiększyć sprzedaż produktów ABC (co) do końca 2018 roku (kiedy) o 10% w porównaniu do roku 2017 (ile), aby zwiększyć rentowność całej grupy produktowej o 8% (po co), dzięki zastosowaniu nowych kanałów sprzedaży [tu trzeba wymienić jakich] i akcji marketingowej (dzięki czemu).

W przypadku celu warsztatu mogłoby to brzmieć tak: „Chcemy do końca tego spotkania (kiedy) ustalić maksymalnie cztery (ile) mierniki procesu (co) pozwalające nam zmierzyć efektywność prowadzanych działań sprzedażowych (po co), dzięki analizie ścieżki krytycznej i wąskich gardeł (dzięki czemu)”.

Oba cele są SMART: konkretne (wiemy jasno co mamy zrobić), mierzalne (wiemy ile czegoś mamy wypracować/ o ile mamy coś zmienić), osiągalne (zaplanowane są w odniesieniu do możliwości grupy, wiemy też dzięki czemu je osiągniemy), istotne (stanowią wartość i mówią po co je realizujemy) oraz osadzone w czasie (wiemy do kiedy to mamy zrealizować). Ale są długie… przedstawiając cel grupie można zrobić to opisowo (kilkuzdaniowo).

Jeśli w zdaniu określającym cel zawrę wszystkich tych 5 punktów, z dużym prawdopodobieństwem będę miał cel SMART. Muszę tylko dobrze zapanować nad wymiarami „realistic” i „achievable”, samo zadanie pytania może tutaj nie wystarczyć.

Przypomnę, że nasze rozważania zaczęliśmy do tematu przygotowania spotkania i określenia celów i produktów. Co osiągamy dzięki właściwie dobranemu celowi? Sens przeprowadzenia spotkania, znajomość korzyści jaką chcemy osiągnąć oraz zaangażowanych uczestników (o ile zakomunikujemy go przed spotkaniem; bardzo ważne jest to, aby to zrobić). Określenie produktów przed spotkaniem pozwoli powiedzieć nam, jakim efektem mam je zakończyć i co mam w trakcie wypracować. Pozwoli również na zaplanowanie odpowiednich aktywności, punktów spotkania, dzięki którym to wypracujemy określone produkty.

Jeśli dobrze je zaplanujemy, wówczas dobrze przygotujemy się też do spotkania. Nie jest sztuką zrobić wspaniały warsztat – zbudować nowoczesną rakietę i skierować ją w przypadkowym kierunku. Sztuką jest określić kierunek, zwrot i ustalić efekt, jaki chcemy osiągnąć dzięki wystrzeleniu rakiety. Nie robimy w końcu spotkania dla samego spotkania się.