Niesamowicie fascynuje mnie sposób organizacji wielu spotkań polegający na zapraszaniu jak największej liczby uczestników. „Niech się przysłuchują, nie zaszkodzi. Może coś ważnego dopowiedzą.”. Przypomina mi to takie stare zdjęcia, lata 20-30 ubiegłego wieku, gdzie cała rodzina zbierała się wokół dużego drewnianego radioodbiornika i słuchała audycji. Ojciec, matka, trójka małych dzieci, babcia, dziadek… nie ważne, czy radio mówiło do nich, czy to były wiadomości czy słuchowisko dla dzieci. Nie o to w tym chodziło. Liczyło się samo słuchanie.

Takie podejście w organizacji spotkań może świadczyć o braku wizji i przygotowania spotkania. Mówi też o tym, że niekoniecznie organizator rozumie, co należy wypracować a także kogo do tego zaangażować. Jeśli nie mamy wizji, wówczas organizujemy rozmówki „pogadajmy o…” licząc na to, że rozmowa wszystko załatwi. Jeśli nie jesteśmy przekonani o tym czego oczekujemy, a tym bardziej jeśli nie jesteśmy na 100% pewni, kto do tego efektu miałby się przyłożyć, wysyłamy zaproszenie do wszystkich, prosimy o doproszenie odpowiednich osób i… organizujemy zjazd miłośników pracy na laptopach. Bo powiedzmy sobie szczerze, co większość osób robi podczas takich spotkań?
Niedawno pisałem o celu i produktach. To pierwsza rzecz, która ma nam powiedzieć po co jest to spotkanie i czego od niego oczekujemy. Drugi krok w tej tajemnej metodzie to określenie tego, kto jest nam potrzebny i dlaczego? Spotkanie efektywne to spotkanie w gronie kilku osób, mogących wnieść cenny wkład w wypracowanie oczekiwanych przez nas efektów. To nie konferencja, w którą zamienia się wiele dużych spotkań, z mikrofonem, „mównicą”, kilkoma prelegentami i oklaskami na1. koniec.

1. Dobierz uczestników do celu i tematu spotkania

Niby banalna kwestia, jednak stanowi często całkiem poważne problemy. Kogo potrzebujemy, aby zrealizować cel spotkania? Kto jest powiązany z tematem i w jaki sposób. Jak go wyłonić?

Przy każdym przedsięwzięciu mamy do czynienia z ryzykiem powodzenia bądź porażki, czyli pewnym prawdopodobieństwem tego, że się uda. I to ryzyko może sterować naszym działaniem. Przy określaniu minimalnej grupy osób wyjdź z punktu widzenia prawdopodobieństwa sukcesu – jeśli wiesz czego oczekujesz (znasz cele) i wiesz co należy wypracować (znasz produkty), zastanów się nad grupą, która pomoże Ci w wypracowaniu tego, co zakładasz (dostarczy Ci sukces) i która to grupa osób musi pracować razem aby wypracować efekt. Bez współpracy tych osób w jednym czasie i miejscu nie uda Ci się warsztat. Dopiero jak masz już listę preferowanych osób, zastanów się kogo może zabraknąć i cel nadal zostanie osiągnięty. Co byłoby, gdyby w ostatniej chwili dana osoba zrezygnowała ze spotkania (rozchorowała się, odwołała uczestnictwo). Czy przesunąłbyś spotkanie, czy kontynuowałbyś je? Jeśli to pierwsze – masz naturalnego kandydata na uczestnika. Tego drugiego możesz doprosić do konsultacji po spotkaniu. Być może wypracowane z taką grupą rozwiązanie trzeba będzie jeszcze uszczegółowić, dopracować, ale będzie można to zrobić indywidualnie z poszczególnymi osobami. Jeśli nie wszyscy są potrzebni do dyskusji i wspólnej pracy, nie zapraszaj wszystkich na spotkanie. Inaczej nie zapanujesz nad procesem, ilością uczestników i będziesz przekonany, że „grupa nie chce pracować”. A to nie jest zła wola uczestników. Po prostu tak się dzieje. Każdy człowiek to istota z zaszytą w sobie ekonomią (rachunkiem kosztów) – każdy oszczędza swoje zasoby. Jeśli temat mnie nie dotyczy, nie jestem potrzebny, wyłączam się. Nie palę niepotrzebnie swojego zaangażowania, sił, uwagi. Oszczędzam się. Przełączam się w tryb poszukiwania zadania, które mnie zaangażuje i… np. otwieram laptopa. Czy mam złe intencje? Nie.

2. Dobierz uczestników do metody

Zakładam, że jesteś świadomym analitykiem i chcesz pracować efektywnie – dostarczyć efekt w możliwie krótkim czasie, przy zaangażowaniu najmniejszej możliwej grupy osób (jak już wcześniej powiedzieliśmy), czyli po najniższych kosztach. Dobierz metodę (metody) pracy do tematu spotkania a uczestników wybieraj uwzględniając metody, jakie wybrałeś. Jeśli będziesz pracować typowo warsztatowo, grupa będzie coś wspólnie rysować, wycinać, budować, a wiesz o danym uczestniku, że źle się odnajduje w takich zabawach, doceń jego odmienność. Być może jest inny specjalista o podobnych kwalifikacjach, którego możesz zaprosić zamiast niego. Taka osoba może się przydać w rozmowie, podsumowaniu, albo pracy własnej – wówczas może być kluczową w osiągnięciu sukcesu. Działaj świadomie i aktywnie. Dobrze dobrana grupa szybko się aktywizuje i po pierwszych, naturalnie występujących problemach zaczyna współpracować i przynosić efekty.

Oczywiście działa to w dwie strony i czasem metodę trzeba dobrać do uczestników. Zwłaszcza, jeśli specjalistów, z którymi musisz współpracować, jest niewielu i są trudno dostępni. Ale jeśli masz trudny temat, dobrze dopracowaną metodę (jaka w krótkim czasie ma doprowadzić do efektywnie wypracowanej wartości) oraz możliwość dobrania uczestników do tej metody, naginanie metody do uczestników robisz na własną odpowiedzialność.

I jeszcze jedna ważna rzecz na koniec wpisu. Czasem tak dobierając uczestników, jak wyżej to opisałem, otrzymamy dużą ilość osób niezbędnych do powodzenia spotkania… bywa. Jednak to od naszej inwencji będzie zależeć, jak zaplanujemy takie spotkanie, aby każdy był zaangażowany. Może rozwiązaniem będzie podział grupy na podgrupy i wspólna pracę nad różnymi zadaniami na warsztacie. Wówczas wyzwaniem jest zakomunikowanie wszystkim wypracowanego przez podgrupy efektu oraz połączenie tych elementów w większą całość. Jak to zrobić, aby zmieścić się w czasie a z drugiej strony wszyscy poczuli się doinformowani? A może należy wtedy zorganizować kilka mniejszych spotkań, natomiast off-line informować wszystkich uczestników o wypracowanych efektach i spinać je w jedną całość. Niezbędny będzie plan spotkania i nasza pomysłowość jak dotrzeć do celu, zaangażować innych, wykorzystać maksymalnie ich potencjał i wiedzę oraz połączyć to wszystko w całość, która przyniesie zakładaną korzyść… ale o tym następnym razem.

Pomoc: Zaplanuj spotkanie korzystając z prostego szablonu.