Nie spotykamy się tylko po to, aby się spotkać (nawet prywatnie). W biznesie analityk/ osoba prowadząca spotkanie spotyka się z grupą „po coś”. Powinna być więc świadoma celu spotkania oraz jego „produktów”, jakich oczekuje się na koniec. Czasem celem jest umożliwienie uruchomienia właściwego przedsięwzięcia, a produktem sama podjęta decyzja. Czasem celem jest zaplanowanie przedsięwzięcia, a produktem do wypracowania w ramach tego akurat spotkania są uporządkowane i spriorytetyzowane pomysły na działanie. Aby dobrze poprowadzić grupę facylitator, powinien wiedzieć dokąd zmierzamy i co mamy wypracować. Nic samo się nie stanie i nawet, jeśli Klient czy Biznes (jakbyśmy go nie nazwali) deklaruje zorganizowania spotkania, to jeśli naszym zadaniem jest wynieść z tego spotkania coś wartościowego, analityk powinien wziąć sprawy w swoje ręce. Analityk powinien zaplanować i dobrze przemyśleć zarówno cel jak i produkty, bo może nie potrzeba spotykać się w grupie, wystarczy rozmowa z dwoma osobami albo praca własna. Oszczędzimy czas swój i kolegów.

Świadomość celu – co chcemy osiągnąć?

Celem jest korzyść, jaką mamy osiągnąć. Celem zmiany mieszkania na większe jest np. zwiększenie komfortu życia. Tak samo jest z celem biznesowym. Przez działania, projekty mamy zarabiać więcej, skracać czas wykonania, oszczędzać, zwiększać zadowolenie klienta, przekonać innych do siebie i swojego produktu czy usługi… Cel przynosi korzyść i tą korzyść możemy zmierzyć, ale o tym za chwilę. Podobnie jak z biznesem, tak i ze spotkaniem – jego celem jest również przyniesienie jakiejś korzyści. Co jest tą korzyścią? Sam musisz to ocenić. Co w Twojej pracy czy przedsięwzięciu zmieni zorganizowanie spotkania? Co cennego wniesie? Jeśli nic, cóż, może lepiej spotkać się z grupą nieformalnie po pracy. Tak jak dla projektu sama automatyzacja dla automatyzacji nie jest korzyścią, niekoniecznie przyniesie pożądany zysk, a na pewno wygeneruje koszty, tak dla spotkania porozmawianie dla samego porozmawiania przyniesie raczej koszty (np. coś trzeba będzie zrobić z nastrojami, z jakimi zostaniemy po spotkaniu). Analityku – facylitatorze, jeśli organizujesz spotkanie, zastanów się jaki cel ono przyniesie.

Świadomość produktów – co mamy wypracować?

Jeśli określisz cele, dobrze jest określić również produkty spotkania, czyli fizyczne bądź niematerialne efekty pracy, jakimi zakończy się spotkanie. Te „produkty” mają pozwolić Ci na osiągnięcie celu w przyszłości, bądź bezpośrednio po spotkaniu. Co musisz wypracować na spotkaniu, aby osiągnąć korzyść? Czy jest to lista zadań, decyzja, czy określenie wymagań biznesowych? A może opisanie procesu biznesowego?

Określenie oczekiwanych produktów pozwoli Ci również ustalić, czy spotkanie zakończyło się powodzeniem i wypracowaliście z grupą to, na co się umówiliście. Określenie spodziewanych produktów przed spotkaniem pozwoli też na zaplanowanie spotkania, jego przebiegu i działań jakie są wymagane do osiągnięcia produktu. Nie zawsze będzie to rozmowa… Skoro organizujesz spotkanie, po co je organizujesz i czym chcesz je zakończyć?

Uwaga, ciekawostka. Jaką funkcję dla facylitatora ma cel spotkania? Oprócz oczywiście bezpośredniej korzyści, jaką ma przynieść cel, zakomunikowanie celu dla grupy na początku spotkania powoduje, że grupa zaczyna się zaangażować w działanie. To działa na każdego uczestnika. Liczne badania potwierdziły, że zakomunikowanie celu pozwala na uzasadnienie działania a tym samym przekonuje uczestników do działania. Zakomunikowanie nawet najbardziej abstrakcyjnego, ale sensownie brzmiącego wytłumaczenia/ celu działania powoduje, że ludzie zaczynają „robić”. Jest tak ponieważ rozumieją sens swoich działań i chcą wziąć w tym udział. Identyfikacja z celem to inna kwestia, natomiast wiedza, że to co robimy prowadzi do jakiegoś miejsca i będzie wartościowe daje uczestnikom poczucie sensu. A lubimy pracować z sensem.

Zawsze komunikuj cel, zarówno całego spotkania, jak i przed każdą z prowadzonych aktywności. Wesprze to Twoje działanie oraz pozwoli na zwiększenie zaangażowania grupy.