Spotkanie dla spotkania jest nic nie warte. No chyba, że mówimy o spotkaniu towarzyskim u kolegi w domu. Ale i wtedy zazwyczaj ogląda się mecz, bądź rozmawia o wspólnych tematach i obgaduje znajomych, nawiązuje się tym samym relacje… co już jest jednym z celów takiego spotkania. Nie, jednak nie da się spotkać z innymi bez celu. W biznesie analityk/ osoba prowadząca spotkanie spotyka się z grupą „po coś”. Powinna być więc świadoma celu spotkania oraz jego „produktów”, jakich oczekuje się na koniec. Czasem celem jest umożliwienie uruchomienia właściwego przedsięwzięcia, a produktem sama podjęta decyzja. Czasem celem jest zaplanowanie przedsięwzięcia, a produktem do wypracowania w ramach tego akurat spotkania są uporządkowane i spriorytetyzowane pomysły na działanie, wymagania, oczekiwania. Aby dobrze poprowadzić grupę facylitator, czyli nasz analityk, powinien wiedzieć dokąd zmierzamy i co mamy wypracować. Nic samo się nie stanie i nawet, jeśli Klient czy Biznes (jakbyśmy go nie nazwali) deklaruje zorganizowania spotkania, to jeśli naszym zadaniem jest wynieść z tego spotkania coś wartościowego, analityk powinien wziąć sprawy w swoje ręce. Analityk powinien zaplanować i dobrze przemyśleć zarówno cel jak i produkty, bo może nie potrzeba spotykać się w grupie, wystarczy rozmowa z dwoma osobami albo praca własna. Oszczędzimy czas swój i kolegów.

Świadomość celu – co chcemy osiągnąć?

Celem jest korzyść, jaką mamy osiągnąć. Celem zmiany mieszkania na większe jest uniknięcie marudzenia chłopaka czy dziewczyny (dla niektórych męża, bądź żony… sorry Kochanie, jeśli czytasz ten wpis, kiedyś zmienimy) czyli święty spokój. Tak samo jest z celem biznesowym. Przez działania, projekty, inicjatywy mamy zarabiać więcej, skracać czas czyli oszczędzać, robić więcej za mniej – czyli oszczędzać, zwiększać zadowolenie klienta – czyli zarabiać, przekonać innych do siebie i swojego produktu czy usługi… czyli znowu zarabiać. Cel przynosi korzyść i tą korzyść możemy zmierzyć, ale o tym za chwilę. Podobnie jak z biznesem, tak i ze spotkaniem – jego celem jest również przyniesienie jakiejś korzyści. Co jest tą korzyścią? Sam musisz to ocenić. Co w Twojej pracy czy przedsięwzięciu zmieni zorganizowanie spotkania? Co cennego wniesie? Jeśli nic, cóż, może lepiej spotkać się w knajpie na ”integracji”. Tak jak dla projektu sama automatyzacja dla automatyzacji nie jest korzyścią, raczej to zaplanowana aktywność, niekoniecznie przynosząca pożądany efekt ale na pewno generująca koszty wdrożenia skomplikowanego rozwiązania informatycznego, tak dla spotkania porozmawianie dla samego porozmawiania przyniesie raczej koszty (np. coś trzeba będzie zrobić z nastrojami, z jakimi zostaniemy po spotkaniu). Analityku – facylitatorze, jeśli organizujesz spotkanie, zastanów się jaki cel ono przyniesie.

Świadomość produktów – co mamy wypracować?

Jeśli określisz cele, dobrze jest określić również produkty spotkania, czyli fizycznie bądź niematerialne efekty pracy, jakimi zakończy się spotkanie. Te „produkty” mają pozwolić Ci na osiągnięcie celu w przyszłości bądź bezpośrednio po spotkaniu. Co musisz wypracować na spotkaniu, aby osiągnąć korzyść? Czy jest to lista zadań, decyzja, priorytetyzacja, czy określenie wymagań biznesowych. A może opisanie procesu biznesowego?

Określenie oczekiwanych produktów pozwoli Ci również ustalić, czy spotkanie zakończyło się powodzeniem i wypracowaliście z grupą to, na co się umówiliście. Określenie spodziewanych produktów przed spotkaniem pozwoli też na zaplanowanie spotkania, jego przebiegu i działań jakie są wymagane do osiągnięcia produktu. Nie zawsze będzie to rozmowa…
Skoro organizujesz spotkanie, po co je organizujesz i czym chcesz je zakończyć?
Uwaga, ciekawostka.

Jaką funkcję dla facylitatora ma cel spotkania? Oprócz oczywiście bezpośredniej korzyści, jaką ma przynieść cel, zakomunikowanie celu dla grupy na początku spotkania powoduje, że grupa zaczyna się zaangażować w działanie. To działa na każdego uczestnika. Prowadzonych było wiele badań (oczywiście przez amerykańskich naukowców), które potwierdziły, że zakomunikowanie celu pozwala na uzasadnienie działania a tym samym przekonuje uczestników do działania. Zakomunikowanie nawet najbardziej abstrakcyjnego, ale sensownie brzmiącego wytłumaczenia/ celu działania powoduje, że ludzie zaczynają „robić”. Jest tak ponieważ rozumieją sens swoich działań i chcą wziąć w tym udział. Identyfikacja z celem to inna kwestia, natomiast wiedza, że to co robimy prowadzi do jakiegoś miejsca i będzie wartościowe daje uczestnikom poczucie sensu. A lubimy pracować z sensem.

Ćwiczenie dla odważnych czyli trochę wpływu społecznego. Zróbcie eksperyment, możecie wymyślić własny, możecie użyć mojego. Na początku spotkania powiedzcie, że to spotkanie zaczniecie inaczej, będziecie rozmawiać o kliencie i jego wrażeniach dotyczących usługi; aby lepiej go zrozumieć poproście uczestników, aby wzięli udział w eksperymencie – przez chwilę postali na jednej nodze i obserwowali co się z nimi dzieje (ok 2 minut). Ale wyjaśnijcie cel – celem tego ćwiczenia jest doświadczenie tego, co czują w trakcie, a o wrażeniach będziecie dalej rozmawiać i lepiej przygotować usługę. Oczywiście po tym ćwiczeniu powinniście powiedzieć, że to był eksperyment i chcielibyście wszystkim uświadomić, jak ważne jest zakomunikowanie celu naszego działania… możecie też użyć tego przykładu do zobrazowania czegoś, nad czym akurat pracujecie i kontynuować warsztat. Zaobserwujcie jednak , że bezpośrednio po zakomunikowaniu polecenia i celu, wszyscy zaczynają „robić”. Ale gdybyście wydali tylko polecenie bez argumentacji celu… powodzenia! Cel ma moc! Zachęcam jednak do ostrożności i etyki. Pamiętajcie. Zawsze komunikujcie cel, zarówno całego spotkania, jak i przed każdą z prowadzonych aktywności. Wesprze to Wasze działanie oraz pozwoli na zwiększenie zaangażowania grupy.

Pomoc: Zaplanuj spotkanie korzystając z prostego szablonu.