Nie znam dobrego analityka, który znałby dobrze metody i notacje wspomagające pracę czy pozwalające na dokładne opisanie modelu, umiałby wizualizować, a nie umiałby efektywnie współpracować z ludźmi, z klientem czy biznesem jak go czasem w korporacjach nazywamy. Czasy skrybów minęły. Nie sztuką jest dzisiaj opisać UML-em czy BPMN-em kawałka analizy. Sztuką jest wydobyć od współrozmówcy przydatny konkret, który jest sednem problemu. Współrozmówca (biznes/ klient) zna zwykle swój problem, ale nie zawsze go rozumie. Zatem jego wymagania dla niezrozumiałego problemu nie będą szczególnie wartościowe w projekcie. Nie wygenerują wartości dla organizacji. Model skryby jest więc skazany na porażkę. Wyzwaniem jest więc przejść tą drogę – od uświadomienia, poprzez analizę do rozmowy o rozwiązaniu. Jeszcze większą sztuką jest wspólnie z grupą wygenerować takie rozwiązanie. A w grupach pracujemy, to grupy mają interesy i to one narzucają zarówno kierunki rozwiązaniom, jak i ograniczenia. W sytuacji współpracy z wieloma rolami w zespołach wspólnie rozwiązujących problem „analityk” (piszę w cudzysłowie, bo nie zawsze to wydzielona rola, a czasem funkcja jaką się pełni) nie musi wydobywać, on powinien pokierować procesem wydobywania tak, aby grupa efektywnie wypracowała rozwiązanie. Nastały czasy przewodników i to przewodników w analizie potrzebuje świat. Owszem, możesz próbować być skrybą i szczycić się dobrą znajomością wybranej notacji, ale opierając się tylko na tym, dobrym analitykiem nie zostaniesz.

„Niestety” analityk pracuje z ludźmi i dlatego, że jest analitykiem, musi w tej współpracy obrać jakąś rolę. Najlepiej byłoby dla powodzenia inicjatywy, aby obrał rolę facylitatora czyli osoby, dzięki której „może się udać”. Facylitacja (ang. to facylitate – ułatwiać), to umiejętność zarządzenia procesem pracy grupowej, która na celu ma doprowadzenie grupy do rozwiązania. Ma kilka wymiarów, moim zdaniem kluczowych do powodzenia komunikacji. Są to kompetencje dla samej grupy niedostępne. Grupa podlega pewnym specyficznym prawom grupowego myślenia i działania i sama z siebie nie poprowadzi procesu. W trakcie pracy grupowej, zanim grupa się zawiąże i zacznie współpracować, część uczestników konkuruje ze sobą, wyłaniają się role, budują postawy, pojawiają emocje. W trakcie pracy grupa obiera określony kierunek, czasem prawa podążania bądź konformizmu biorą górę nad merytoryką. Jak grupa sama z siebie ma wypracować najlepsze rozwiązanie? Tym bardziej jeśli zawiązuje obozy i zaczyna do siebie strzelać? Facylitator może przeprowadzić grupę przez proces i ułatwić dojście do rozwiązania, będąc tylko „towarzyszem podróży” grupy.

Jak często zdarzało się Wam uczestniczyć w spotkaniach, w których zebrana w jakiejś sali grupa osób zaczynała od słów „to porozmawiajmy na temat…”. Celem było np. wypracowanie rozwiązania, podjęcie decyzji, pozyskanie wymagań, analiza przyczyn bądź zaplanowanie wspólnego działania. Natomiast jedynym i głównym sposobem do tego, aby osiągnąć tak różne cele była… rozmowa, a raczej dyskusja.

Taki sposób postępowania jest przykładem próby grupowego rozwiązania problemu, często występującego nie tylko w dużych korporacjach, ale i w mniejszych firmach. Organizator takiego spotkania wychodzi z założenia, że jakimś magicznym sposobem każdy z uczestników jest mega świadomy, skupi się na problemie, wygeneruje w sobie przynajmniej pięć rozwiązań, oceni je i zbada wpływ oraz wybierze te najwłaściwsze a następnie wraz innymi porówna je i określi które z nich jest lekarstwem na rozwiązywany problem. I ma się to stać w określnym (krótkim) czasie, z nieprzygotowaną grupą, bez pełni informacji, bez emocji i w duchu współpracy poprzez… dyskusję… Tak… Pogadajmy, a dojdziemy do rozwiązania – jakbym oglądał polityków. Przypomnijcie sobie, kiedy ostatni raz udało się Wam takie spotkanie? Czym się skończyło? Z moich doświadczeń – albo niezadowoleniem, albo umówieniem się na kolejne spotkanie. Co więcej, często brakowało czasu i osoby, które rezerwowały salkę w następnej kolejności, prosiliśmy o „jeszcze 5 minut”.

Zapraszam Was do czytania kolejnych wpisów o roli facylitatora, o organizacji spotkań i warsztatów oraz efekcie, jaki przynoszą i jaki mogą przynieść…

Pomoc: Zaplanuj spotkanie korzystając z prostego szablonu.