Nie znam dobrego analityka, który znałby dobrze metody i notacje wspomagające pracę czy pozwalające na dokładne opisanie modelu, umiałby wizualizować, a nie umiałby efektywnie współpracować z ludźmi, z klientem czy biznesem, jak go czasem w korporacjach nazywamy. Czasy skrybów minęły. Nie sztuką jest dzisiaj opisać UML-em czy BPMN-em kawałka rzeczywistości czy życzeń biznesu. Sztuką jest wydobyć od współrozmówcy przydatny konkret, który jest sednem problemu. Sztuką jest ten problem zrozumieć. Współrozmówca (biznes/ klient) zna skutki jakie wywołuje u niego problem, ale nie zawsze ten problem rozumie i umie opisać (np. jego istoty, przyczyn źródłowych itp.). Zatem jego wymagania dla niezrozumiałego problemu nie będą szczególnie wartościowe w projekcie. Nie wygenerują wartości dla organizacji. Model skryby jest więc skazany na porażkę. Wyzwaniem jest więc przejść tą drogę – od uświadomienia, poprzez analizę do rozmowy o rozwiązaniu. Jeszcze większą sztuką jest wspólnie z grupą wygenerować takie rozwiązanie. A to właśnie w grupach pracujemy, to grupy mają interesy i to one narzucają zarówno kierunki rozwiązaniom, jak i ograniczenia. W sytuacji współpracy z wieloma rolami w zespołach wspólnie rozwiązujących problem „analityk” (piszę w cudzysłowie, bo nie zawsze to wydzielona rola, a czasem funkcja jaką się pełni w danym zadaniu) nie musi wydobywać, on powinien pokierować procesem wydobywania tak, aby grupa efektywnie wypracowała rozwiązanie. Nastały czasy przewodników i to przewodników w analizie potrzebują firmy. Owszem, możesz próbować być skrybą, zapisywać co chce biznes i szczycić się dobrą znajomością wybranej notacji, ale opierając się tylko na tym, dobrym analitykiem nie zostaniesz.

Analityk pracuje z ludźmi i dlatego, że jest analitykiem, musi w tej współpracy obrać jakąś rolę. Najlepiej byłoby dla powodzenia inicjatywy, aby obrał rolę facylitatora czyli osoby, dzięki której „może się udać”. Facylitacja (ang. to facylitate – ułatwiać), to umiejętność zarządzenia procesem pracy grupowej, która na celu ma doprowadzenie grupy do rozwiązania. Ma kilka wymiarów, moim zdaniem kluczowych do powodzenia komunikacji. Są to kompetencje dla samej grupy niedostępne. Grupa podlega pewnym specyficznym prawom grupowego myślenia i działania i sama z siebie nie poprowadzi procesu. W trakcie pracy grupowej, zanim grupa się zawiąże i zacznie współpracować, część uczestników konkuruje ze sobą, wyłaniają się role, budują postawy, pojawiają emocje. W trakcie pracy grupa obiera określony kierunek, czasem prawa podążania bądź konformizmu biorą górę nad merytoryką. Jak grupa sama z siebie ma wypracować najlepsze rozwiązanie? Tym bardziej jeśli zawiązuje obozy i zaczyna do siebie strzelać? Facylitator może przeprowadzić grupę przez proces i ułatwić dojście do rozwiązania, będąc tylko „towarzyszem podróży” grupy.

Jak często zdarzało się Tobie uczestniczyć w spotkaniach, w których zebrana w jakiejś sali grupa osób zaczynała od słów „to porozmawiajmy na temat…”. Celem było np. wypracowanie rozwiązania, podjęcie decyzji, pozyskanie wymagań, analiza przyczyn bądź zaplanowanie wspólnego działania. Natomiast jedynym i głównym sposobem do tego, aby osiągnąć tak różne cele była… rozmowa, a raczej dyskusja.

Taki sposób postępowania jest przykładem próby grupowego rozwiązania problemu, często występującego nie tylko w dużych korporacjach, ale i w mniejszych firmach. Organizator takiego spotkania wychodzi z założenia, że jakimś magicznym sposobem każdy z uczestników jest bardzo świadomy siebie i procesu grupowego, skupi się na problemie, wygeneruje w sobie przynajmniej pięć rozwiązań, oceni je i zbada wpływ oraz wybierze te najwłaściwsze a następnie wraz innymi porówna je i określi które z nich są lekarstwem na problem. I ma się to stać w określanym (krótkim) czasie, z nieprzygotowaną grupą, bez pełni informacji, bez emocji i w duchu współpracy poprzez… jedynie dyskusję… Tak… Pogadajmy, a dojdziemy do rozwiązania. Przypomnijcie sobie, kiedy ostatni raz udało się Tobie takie spotkanie? Czym się skończyło? Z moich doświadczeń – albo niezadowoleniem, albo umówieniem się na kolejne spotkanie. Co więcej, często brakowało czasu i osoby, które oczekiwały na opuszczenie przez nas salki, prosiliśmy o „jeszcze 5 minut”.

Zachęcam Cię do czytania kolejnych wpisów o roli facylitatora, o organizacji spotkań i warsztatów oraz efekcie, jaki przynoszą i jaki mogą przynieść.