Czasem w pracy analityka zwykła rozmowa nie wystarcza. Zwłaszcza, gdy chcemy pogłębić temat i dowiedzieć się co jest nietrywialną przyczyną problemu, ukrytym powodem określonej sytuacji albo co spowodowało określone zachowanie. Następuje seria pytań, często pogłębiających. Dzisiaj chciałbym przedstawić, bądź przypomnieć jedną z technik przeprowadzenia analizy i próby zrozumienia przyczyn problemu i jego złożoności. Jest to prosta technika „5 why?”. Załączam też arkusz – szablon do wydrukowania i używania podobnie, jak szablon planowania spotkania, który pozwoli przeprowadzić technikę „5 why” zarówno w zaciszu biurka, jak i podczas warsztatu. Szablon można wydrukować na kartce A4 i uzupełnić samodzielnie, można go też wydrukować na większej kartce (np. A1) i powisieć na ścianie, a do działania zachęcić całą grupę.

Technikę „5 why” pamiętam jeszcze ze studiów. Jest bardzo prosta i opiera się na założeniu, że wystarczy zadać pytanie „Dlaczego ?” do postawionego problemu, a do otrzymanej odpowiedzi zadać kolejne pytanie i tak aż zadamy 5 pytań i uzyskamy 5 odpowiedzi. Teoretycznie na końcu powinniśmy otrzymać oczekiwane rozwiązanie – prawdziwy powód problemu. Moje doświadczenie mówi, że raczej zobaczymy jego złożoność i zestaw powiązanych ze sobą powodów, które na siebie wpływają generując razem określony problem, niż jedną (źródłową) odpowiedź na pytanie „Dlaczego?”. W moim przekonaniu jest to metoda raczej na odkrywanie tej złożoności i pracę z Klientem by ten poznał sam siebie i przeanalizował swoje zagadnienie, z którym przychodzi do analityka.

Jak zastosować metodę 5xWhy?

Oto mój sposób:

1. Zdefiniuj problem, jaki chcesz przeanalizować. Problem powinien być jasno określony i jednoznaczny.

2. Zadaj sobie pytanie „Dlaczego tak się dzieje?” i odpowiedz na nie. W kolejnych krokach zadawaj sobie pytania „dlaczego” do postawionej poprzednio odpowiedzi. Powtarzaj te sposób czynności aby uzyskać 5 odpowiedzi.

Uwaga: Pracując z grupą, udzielając drugiej (i kolejnej) odpowiedzi zamieniacie się tak, aby przy następnym pytaniu Twój kolega pracował nad Twoją odpowiedzią. Zamieniacie się więc za każdym razem kolumną, nad którą pracujecie. Uzyskamy w ten sposób kilka pionowych ciągów odpowiedzi, czyli kilka równoległych analiz. Taka metoda pracy pozwoli na większą różnorodność odpowiedzi. Pozwoli też lepiej przeanalizować problem, w każdym ciągu myślowym będzie brała udział cała grupa.

Na większym plakacie możesz używać kolorowych karteczek post-it.

3. Po udzieleniu wszystkich odpowiedzi uzupełnij wnioski dla każdego z pięciu kroków. Wnioskiem może być najbardziej trafna przyczyna problemu spośród wszystkich opisanych w danym kroku, bądź wyciągnięcie „części wspólnej” dla odpowiedzi udzielonych w danym kroku. Wniosek syntetyzuje dany krok i i poszerza horyzont.

4. Na końcu podsumuj cały ciąg pytań „5x dlaczego” – na podstawie udzielonych odpowiedzi i wniosków.

Tak przeprowadzone zadanie wygeneruje Ci wiele odpowiedzi, wiele ciągów przyczynowo skutkowych. Zastanów się które są trafne, które są przydatne, które stanowią przyczyny zdefiniowanego problemu. Czasem będą to odpowiedzi pochodzące z różnych ciągów.

Materiał, o najwyższej jakości jest wypracowywany nie samodzielnie, ale przez grupę. Uczestnicy pogłębiają analizę odpowiedzi udzielonej przez kolegów a nie swoją, odpowiedzi nie są więc tendencyjne a dany ciąg przyczynowo skutkowy zawiera szerszą perspektywę analizy. Szablon do pobrania (kliknij w obrazek):